L'arte delle scuse: come dire scusa con un'e-mail (e intenderla)
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Tutti a volte fanno casino. Prova come potremmo, nessuno è perfetto. Quando si commette un errore che fa male a qualcun altro, è giusto offrire delle scuse.
Mentre spesso devi scusarti di persona, a volte potresti preferire o dover dire che ti dispiace via e-mail. Vedremo come scusarci professionalmente in una e-mail per aiutarti a trarre il meglio da questa situazione.
I tre ingredienti di una corretta scusa
Sebbene non esista un modello universale, uno standard generalmente accettato per le scuse comprende tre parti:
- Riconoscendo che hai fatto qualcosa di sbagliato.
- Provando rimorso per le tue azioni ed essendo empatico per capire come hanno ferito l'altra persona.
- Restituzione, dove si rende la situazione giusta.
Esamineremo ciascuno di questi tre elementi mentre esaminiamo come chiedere scusa in un'email.
Aprendo le tue scuse
Prima di iniziare a creare le scuse effettive, devi rivolgerti alla persona con cui stai scrivendo. Questo varierà notevolmente a seconda della tua relazione con la persona.
Supponiamo che tu abbia commesso un errore in una situazione professionale e che quindi devi inviare un'e-mail di scuse al tuo capo. Ad esempio, diremo che non sei riuscito a completare un'attività critica in tempo, il che ha ritardato il progetto per tutti gli altri.
In questo caso, un saluto appropriato sarebbe "Gentile [nome]". Se ti scusassi con un amico, qualcosa come "Ciao [Nome]" o "Ciao [Nome]" sarebbe più adatto.
Non dimenticare nemmeno la riga dell'oggetto dell'email. Dopo aver fatto un torto a qualcuno, potrebbe non essere felice di vedere una tua email arrivare. Mettere qualcosa come "Please Accept My Apologies" o "I Am Sincerely Sorry" nella riga dell'oggetto è un buon modo per chiarire fin dall'inizio a cosa serve il tuo messaggio. Non cercare di essere intelligente con gli acronimi e-mail 15 Acronimi e-mail che dovresti usare per le righe degli oggetti accattivanti 15 Acronimi e-mail che dovresti usare per le linee degli argomenti accattivanti Cordiali saluti, sono OOO fino a EOD. A proposito, PRB questa sera con S / N. Se non hai idea di cosa significhi uno di questi acronimi e-mail, esaminiamoli e come puoi usarli. Leggi di più .
Riconoscendo il tuo errore
Ora che hai fatto l'apertura, è tempo per la prima parte vitale delle scuse. Qui è necessario identificare chiaramente il problema che si è verificato. Possiedi ciò che hai fatto; non cercare di deviare la colpa su qualcun altro o di scusarti per quello che è successo.
Ecco un esempio di cosa non fare:
Mentre so che ho perso una scadenza importante, non è davvero colpa mia. Stavo lavorando con Paul su questo progetto, e ha perso troppo tempo facendo una serie di domande non correlate. Anche il mio computer si è bloccato durante la settimana e l'IT non è stato ancora in grado di guardarlo. Quindi questo non è tutto a causa mia.
Anche se quanto sopra è vero, non è una buona scusa. Questa parte deve riconoscere la tua responsabilità nell'errore.
Qualcosa del genere è molto meglio:
Mi rendo conto di aver perso una scadenza cruciale. Questo progetto è stato molto importante per il nostro dipartimento e ti sei fidato di me per completarlo in modo tempestivo. So che il mio fallimento nel portare a termine questo compito in tempo ha ritardato il completamento del progetto. Questo si riflette male sul nostro team, e mi dispiace per quello.
Qui hai chiaramente esposto ciò che hai fatto di sbagliato, senza cercare di minimizzare o deviare.
Esprimendo rimorso per quello che hai fatto
Ora che hai chiaramente esposto il tuo errore, devi mostrare la contrizione per quello che è successo. Tieni presente che ciò che hai fatto ha causato dolore, frustrazione e altre emozioni negative all'altra persona.
Rendi evidente che provi rimorso per la situazione. Cerca di metterti nei loro panni e capire come le tue azioni li hanno portati a sentire. Non offrire una spiegazione per il tuo comportamento qui. Il punto delle scuse è quello di riparare una relazione fratturata, non per dimostrare che avevi sempre ragione.
Ecco un esempio di come inquadrare questa parte delle scuse:
Voglio sinceramente scusarmi per non aver adempiuto ai miei obblighi e aver completato il compito che mi hai affidato in tempo. Non ci sono scuse per questo fallimento. Non mi piace sapere che ho deluso la mia squadra e mi sento terribile che questo ti abbia causato imbarazzo quando ho incontrato il cliente.
Esprimere empatia presta autenticità per le tue scuse. Ti aiuta a dimenticare la tua prospettiva per un momento e guarda a cosa sta trattando qualcun altro.
Rendendolo giusto
Le parole sono importanti, ma le azioni hanno molto più peso. Per dimostrare che intendi ciò che hai detto, è importante fare ammenda. Agire renderà la situazione corretta (se possibile) o mostrerà che farai del tuo meglio per non commettere nuovamente lo stesso errore.
Continuando con il nostro esempio di mancato rispetto di una scadenza, ciò potrebbe servire come parte della restituzione delle scuse:
In futuro, per evitare scadenze mancanti, ti parlerò con largo anticipo se sono preoccupato di non riuscire a fare qualcosa in tempo. Sarò più consapevole di quanto tempo mi impiegano i progetti critici e sono disposto a dedicare ore extra fuori dall'ufficio per assicurarmi che vengano completati. Questo non accadrà più.
In alcune situazioni, potresti non sapere cosa offrire per compensare il tuo comportamento. In tal caso, puoi semplicemente chiedere "Cosa posso fare per farlo bene?"
La cosa più importante è mostrare come agirai diversamente in futuro per evitare che lo stesso problema si ripeta.
Chiudere le tue scuse
Ora devi solo concludere il messaggio. Questo è abbastanza semplice, ma assicurati di mantenere il tono appropriato. Dovresti ringraziare il destinatario per aver letto il tuo messaggio di scuse e augurarglielo bene.
Può anche essere una buona idea invitarli a discutere di ciò che hai detto ulteriormente. Questo dimostra che sei sincero e aperto a ulteriori dialoghi.
Ecco un modo per chiudere l'e-mail di scuse professionali:
Grazie per aver letto questo. Se c'è qualcosa che vorresti discutere ulteriormente, ti prego di contattarmi per consentirci di risolverlo.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Se non si desidera utilizzare "Sinceramente", funzioneranno anche altre chiusure formali come "Cordiali saluti".
Email è il mezzo giusto?
Abbiamo esaminato come scusarsi professionalmente in un'e-mail. Ma prima di iniziare a scrivere la tua, dovresti considerare se un'email è il mezzo giusto per le scuse.
La posta elettronica ha sicuramente dei vantaggi quando si tratta di scuse. Poiché non c'è alcun limite di tempo, puoi comporre i tuoi pensieri in modo chiaro e diretto. Se sono necessarie scuse rapide, l'invio tramite e-mail consente di contattarli in breve tempo. E a differenza delle scuse di persona, non è necessario essere spontanei e reagire a ciò che dice l'altra persona.
Ma non è tutto buono. L'email è meno personale di una scusa di persona (o di una telefonata). A seconda della configurazione della tua azienda, l'invio di un'e-mail può risultare codardo se è possibile apparire di persona. Non nasconderti dietro uno schermo.
Ci scusiamo per gli errori di Mend
Scusarsi correttamente è una preziosa abilità di vita. Non tutti sanno come farlo, quindi è facile lasciare l'altra persona ancora più frustrata di prima. Usa questa guida di base su come chiedere scusa via e-mail e sarai sulla buona strada per una relazione riparata.
Tieni presente che l'obiettivo finale delle scuse è quello di ricostruire la fiducia infranta. Hai fatto qualcosa di sbagliato e i tre passaggi precedenti sono come possederlo e correggerlo. Non farlo su di te.
Successivamente, puoi saperne di più su come scrivere e-mail professionali 5 modi per scrivere e-mail professionali che fanno risparmiare tempo e fatica 5 modi per scrivere e-mail professionali che fanno risparmiare tempo e fatica È un'abilità sapere come scrivere e-mail professionali che fanno risparmiare tempo e ottenere risposte . Lascia che questi modelli di email ti aiutino. Leggi di più .
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