5 modi per organizzare riunioni in modo efficiente e smettere di perdere tempo

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Tutti odiano le riunioni, ma tutti sanno che sono essenziali allo stesso tempo. Quindi, come si possono rendere le riunioni più efficienti invece di una grande perdita di tempo? Questi siti Web e app possono aiutarti.

Gli strumenti di questo articolo sono più adatti alle riunioni di persona. Mentre puoi usarli anche per i team remoti, stai meglio con i migliori strumenti di riunione online gratuiti per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti di riunione online gratuiti per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti di riunione online gratuiti per collaborare con il tuo Team I team di piccole dimensioni non necessitano di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, la comunicazione e altro del tuo team. Gratuito. Leggi di più . Dalla videoconferenza alla gestione dei progetti, c'è qualcosa per tutti in quella lista.

Lettuce Meet (Web): trova quando puoi incontrarti, nessuna registrazione richiesta

È fastidioso iscriversi a un nuovo servizio per ogni piccola attività. Lettuce Meet è una semplice app Web per capire la data e l'ora più convenienti per tutti, chiedendo le preferenze di ciascuno.

È terribilmente semplice. Inizia una riunione desiderata con il nome e lo scopo, quindi aggiungi le date che puoi incontrare e scegli le fasce orarie in ogni giorno in cui sei libero. Invia l'URL unico di Lettuce Meet a chiunque altro, che può aggiungere la propria disponibilità in modo simile. Tutti gli slot gratuiti dei partecipanti (indicati in verde) si sovrapporranno, mostrando i momenti migliori per incontrarsi.

Lettuce Meet è uno di quei semplici strumenti di collaborazione senza iscrizione 10+ Strumenti di collaborazione senza iscrizione che puoi usare in 10 secondi 10+ Strumenti di collaborazione senza iscrizione che puoi usare in 10 secondi Collaborare online può far risparmiare tempo e denaro a te e al tuo team . Collaborare rapidamente può risparmiare un po 'di più. Questi strumenti sono pronti per l'uso quando lo sei. Nessuna registrazione richiesta. Leggi di più che ti aiutano a fare le cose senza saltare attraverso i cerchi. All'interno della tua azienda, è più facile utilizzare Google Calendar o Microsoft Outlook. Ma quando si tratta di un incontro con persone esterne, come clienti o clienti, uno strumento semplice come Lettuce Meet è un percorso più neutrale.

Elenco di controllo delle riunioni del team (Web): elenco di controllo per eseguire riunioni efficienti

Devi spesso sopportare incontri lunghi e inutili? Questo di solito accade perché la persona che conduce l'incontro non si è preparata abbastanza bene. Questo elenco di controllo della riunione del team assicurerà che la riunione si svolga senza problemi sia per il leader che per i partecipanti.

L'elenco di controllo è suddiviso in attività per prima, durante e dopo una riunione. La parte “Durante” è piena di piccoli bocconcini a cui dovresti prestare attenzione, perché quelle sono le cose che spesso fanno deragliare le riunioni. Ad esempio, "un argomento verrà discusso alla volta" e "ogni punto dell'ordine del giorno sarà concluso ad alta voce" sembrano banali, ma faranno molto per garantire che l'incontro abbia avuto successo.

È possibile stampare l'intero elenco di controllo da portare con sé alla riunione. L'elenco di controllo della riunione del team ti incoraggia a fare clic su tutti i pulsanti dell'elenco di controllo e inviarlo via e-mail a tutti i partecipanti, poiché dichiarare i tuoi obiettivi ad alta voce crea un po 'di pressione sociale per aiutarti a eseguire. È simile ad avere un gruppo di mente per raggiungere obiettivi Come un gruppo di Mastermind può aiutarti a raggiungere più obiettivi Come un gruppo di Mastermind può aiutarti a raggiungere più obiettivi Il termine "gruppo di mastermind" viene gettato molto nella sfera dello sviluppo personale in questi giorni, ma che cosa sono esattamente, funzionano e come hai potuto creare il tuo gruppo? Leggi di più .

Modelli di agenda delle riunioni di Smartsheet (Doc): Modelli gratuiti per impostare gli ordini del giorno

Ogni incontro ha bisogno di un ordine del giorno fisso. Se non lo hai messo in atto, sei diretto a una discussione tortuosa in cui nulla viene fatto e tutti sprecano il loro tempo. Per informazioni su come impostare l'agenda della riunione, utilizzare questi modelli gratuiti come guide.

L'elenco di modelli gratuiti di Smartsheet copre una serie di diversi scenari di riunione: riunione informale, riunione di lavoro, riunione del consiglio di amministrazione, riunione del gruppo, riunione semplice, riunione settimanale e così via. Puoi utilizzare questi modelli in Microsoft Word, Google Docs o qualsiasi elaboratore di testi che ti piace che supporti il ​​formato di file DocX.

Mentre i modelli sono una buona spina dorsale per impostare l'agenda, assicurati di leggere anche i suggerimenti di Harvard Business Review su come progettare un'agenda delle riunioni. Ha alcuni grandi trucchi, come elencare gli argomenti come domande a cui il team deve rispondere, invece di titoli generici, a tempo indeterminato.

Infine, se non trovi quello che ti serve nei modelli di agenda di cui sopra, dai un'occhiata al nostro elenco di altri 15 modelli di agenda riunioni per Word 15 Modelli di agenda riunioni gratuiti per Microsoft Word 15 Modelli di agenda riunioni gratuiti per Microsoft Word Questi modelli di agenda riunioni gratuiti per Microsoft Word puoi iniziare alla grande per qualsiasi tipo di riunione. Leggi di più .

AgreementDo (Web): prendere verbale della riunione, condividerli e assegnare compiti

Una persona in ogni riunione dovrebbe avere il compito di prendere minuti. "Minutes of the meeting" è sostanzialmente un elenco di tutto ciò che è accaduto. Può trattarsi di attività, informazioni, discussioni di argomento o altro. AccettoDo ti aiuta a separarlo facilmente e gratuitamente.

È facile creare un account, organizzare una riunione e invitare i partecipanti. Ogni elemento può essere contrassegnato come uno di quattro tipi: informazioni, decisione, attività o argomento. Questo rende più facile per qualcuno prendere minuti per annotare rapidamente le cose in questo momento, e in seguito trasformarle nella giusta categoria.

Le attività possono essere assegnate ai partecipanti aggiungendo la loro e-mail e puoi anche dargli una scadenza. Puoi aggiungere un allegato anche a ogni riunione. I partecipanti possono anche aggiungere commenti al verbale.

La versione gratuita di AgreementDo ti limita a quattro riunioni al mese, a tre partecipanti e un allegato per riunione. La versione premium può aumentare questi limiti secondo le tue esigenze.

È buona norma concludere ogni incontro esaminando i suoi verbali e assicurando che tutti siano d'accordo con loro. Se AgreementDo non è la tua tazza di tè, puoi utilizzare i modelli dei verbali delle riunioni I 12 migliori modelli di verbali delle riunioni per i professionisti I 12 migliori modelli di verbali delle riunioni per i professionisti Il formato dei verbali delle riunioni cattura gli elementi essenziali. Utilizzare uno di questi modelli di verbali delle riunioni per applicare rapidamente il formato MOM. Maggiori informazioni per Microsoft Word o Google Docs.

Non si tratta solo di alzarsi in piedi (eBook): Guida gratuita alle riunioni mattutine giornaliere

L'app per la gestione dei progetti Qlutter mira a rendere il lavoro efficiente. Hanno messo insieme un ebook gratuito che insegna le loro pratiche su come gestire un incontro mattutino quotidiano efficiente ed efficace.

Attraverso otto capitoli, l'ebook parla dei vantaggi degli incontri mattutini, di come coinvolgere la tua squadra con l'idea e di come gestire l'incontro. È un breve libro di 44 pagine, ma alla fine ti sentirai meglio attrezzato per organizzare riunioni quotidiane sotto forma di riunioni stand-up o di mischia.

Dovrai iscriverti alla newsletter di Qlutter se vuoi il libro, dopo di che puoi ottenerlo in formato PDF, mobi o epub. È più facile inviarlo direttamente sul tuo Kindle.

Download: non si tratta solo di alzarsi in piedi (eBook) [Non più disponibile]

Cosa fare quando non si guida l'incontro

Quindi ora hai strumenti facili per impostare la riunione, creare una lista di controllo per tenerla traccia, impostare un ordine del giorno e prendere minuti. Sai anche come gestire una riunione quotidiana in modo efficiente. Ma tutto ciò è inutile se non stai guidando l'incontro.

Nel caso in cui l'incontro sia stato chiamato dal tuo capo e hanno la tendenza a lasciar vagare senza scopo le riunioni, devi fare qualcosa al riguardo. Inizia inviando questo articolo sulle otto regole che un capo dovrebbe conoscere per riunioni efficienti Stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capo Se una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più . Fallo educatamente, o invialo in forma anonima.

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