3 impressionanti script di Google Documenti per automatizzare i tuoi documenti
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Ci sono molte buone ragioni per cui dovresti utilizzare Google Docs basato su cloud piuttosto che app di elaborazione testi basate su applicazioni come Microsoft Word. Uno dei più importanti è che puoi creare alcune automazioni molto utili usando potenti script di Google.
Ecco tre script che ti consentono di creare un documento su richiesta dell'utente, importare Google Analytics in un rapporto di Google Doc e creare un documento da un file di Google Sheet.
1. Utilizzare i prompt per creare un documento
Se invii spesso la stessa email, un modello di documento automatizzato può davvero aiutarti a risparmiare tempo. Potrebbe trattarsi di un rapporto sulle vendite mensile per il tuo manager o di aggiornamenti settimanali ai colleghi. Tutto ciò che scrivi spesso può essere automatizzato con un modello di documento e uno script di Google.
Il primo passo è la creazione di un modello di documento. Fare questo è semplice come creare un documento Google. Per le parole che desideri inserire, circondale semplicemente con due segni ##, come nell'esempio seguente.
All'interno di questo documento, è possibile creare uno script di Google che viene eseguito all'apertura del documento. Lo script ti chiederà di inserire ciascuno degli elementi che vanno nel documento.
Per creare il tuo script, fai clic sulla voce di menu Strumenti, quindi fai clic su Editor di script .
Nella finestra dell'editor, elimina il codice presente e sostituiscilo con il seguente script.
Questo script richiamerà le richieste all'apertura del documento, creerà un nuovo documento con il nome del venditore e la data odierna nel titolo. Quindi riempirà i campi del modello con le informazioni che hai inserito.
function myFunction() { // Display a dialog box for each field you need information for. var ui = DocumentApp.getUi(); //var response = ui.prompt('Enter Name', 'Enter sales person's name', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt('Enter sales persons name'); var client1Response = ui.prompt('Enter client 1'); var sales1Response = ui.prompt('Enter sales 1'); var client2Response = ui.prompt('Enter client 2'); var sales2Response = ui.prompt('Enter sales 2'); var client3Response = ui.prompt('Enter client 3'); var sales3Response = ui.prompt('Enter sales 3'); var commissionResponse = ui.prompt('Enter commission'); var date = new Date(); //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(nameResponse.getResponseText() + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##name##', nameResponse.getResponseText()); body.replaceText('##client1##', client1Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales1##', sales1Response.getResponseText()); body.replaceText('##client2##', client2Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales2##', sales2Response.getResponseText()); body.replaceText('##client3##', client3Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales3##', sales3Response.getResponseText()); body.replaceText('##commission##', commissionResponse.getResponseText()); } Sostituisci il codice ID documento nello script sopra con l'ID documento del documento modello.
Lo troverai incorporato nell'URL durante la modifica del documento modello.
Nella finestra dell'editor di Google Script, fai clic sull'icona del disco per salvare lo script.
Quindi, fai clic sull'icona di esecuzione per verificare che funzioni.
Quando esegui lo script per la prima volta, potresti dover approvare le autorizzazioni per il tuo account Google per eseguire lo script.
Nel documento modello, vedrai apparire le finestre di prompt una dopo l'altra. Compila i campi con i dati che vuoi inserire nel documento.
Al termine, lo script creerà un nuovo documento nella cartella principale di Google Drive con tutte le informazioni che hai inserito compilate.
Infine, devi solo impostare lo script per l'esecuzione ogni volta che apri il documento modello.
Nella finestra di Google Script Editor, fai clic su Modifica> Trigger del progetto corrente .
Fai clic sul pulsante Aggiungi trigger nell'angolo in basso a destra. Assicurarsi che Seleziona tipo di evento sia Attivato .
Scorri verso il basso e fai clic su Salva e il gioco è fatto.
2. Importa Google Analytics in un rapporto del documento
Sia che tu possieda un sito Web o lavori per qualcuno che ne possiede uno, un requisito frequente è misurare il traffico e le prestazioni del sito Web. Controlla il traffico del sito Web con questi 7 strumenti principali Controlla il traffico del sito Web con questi 7 strumenti principali Controllare il traffico del tuo sito Web non è difficile con gli strumenti giusti. Ecco alcuni dei migliori siti di analisi del traffico. Leggi di più e forniscilo all'interno di un rapporto formattato.
Puoi utilizzare lo stesso approccio di modello della sezione precedente per esportare i dati dei siti Web da Google Analytics e inviarli a un rapporto di Google Documenti ben formattato.
Innanzitutto, crea un modello di rapporto come hai fatto nella sezione precedente. In questo esempio il modello verrà impostato per fornire utenti, sessioni e visualizzazioni di pagina totali per la settimana passata.
Successivamente, vai all'editor di script di Google Documenti utilizzando gli stessi passaggi della sezione precedente.
Abilita l'accesso ai dati di Google Analytics seguendo i passaggi seguenti.
- Nella finestra dell'editor di script, selezionare Risorse, quindi Servizi Google avanzati
- Fai clic su / off accanto all'API di Google Analytics
- Sotto la finestra di dialogo, fai clic sul link Dashboard API della piattaforma Google Cloud
- Nella finestra della piattaforma cloud, fai clic su Abilita API e servizi
- Cerca Analytics e fai clic su API Analytics
- Fai clic sul pulsante Abilita per abilitare questa API per il tuo script
- Torna alla finestra dell'editor degli script e fai clic su OK per chiudere la finestra Servizi Google avanzati
Ora che hai abilitato l'integrazione con l'API di Google Analytics, sei pronto per creare automaticamente il tuo rapporto.
Incolla il seguente codice nella finestra del codice dell'editor di script.
function myFunction() { var tableId = 'ga:'; var startDate = getLastNdays(7); // 1 week ago. var endDate = getLastNdays(0); var date = new Date(); var results = Analytics.Data.Ga.get( tableId, startDate, endDate, 'ga:users, ga:sessions, ga:pageviews', {'dimensions': 'ga:date'}); var data = []; var totals = results.totalsForAllResults; for (metricName in totals) { data.push(totals[metricName]); } var users = data[0] var sessions = data[1] var pageviews = data[2] // Output to Google Doc. //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(date + ' Website Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##startdate##', startDate); body.replaceText('##enddate##', endDate); body.replaceText('##users##', users); body.replaceText('##sessions##', sessions); body.replaceText('##pageviews##', pageviews); } function getLastNdays(nDaysAgo) { var today = new Date(); var before = new Date(); before.setDate(today.getDate() - nDaysAgo); return Utilities.formatDate(before, 'GMT', 'yyyy-MM-dd'); } Sostituisci il codice ID documento nello script sopra con l'ID documento del documento modello. Sostituisci anche l'ID Analytics con l'ID visualizzato per il tuo sito Web in Google Analytics.
Nella finestra dell'editor di Google Script, fai clic sull'icona del disco per salvare lo script.
Fare clic sull'icona Esegui per verificare che funzioni.
Quando esegui lo script per la prima volta, dovrai eseguire le autorizzazioni per il tuo account Google per eseguire lo script.
L'esecuzione dello script creerà un nuovo documento nella cartella principale di Google Drive con tutte le informazioni sulle prestazioni del sito Web dell'ultima settimana compilate.
Infine, devi solo impostare lo script per l'esecuzione ogni settimana.
Nella finestra di Google Script Editor, fai clic sui trigger Modifica e Progetto corrente .
Fai clic sul pulsante Aggiungi trigger nell'angolo in basso a destra. Cambia Seleziona la sorgente dell'evento in Time-driven. Modifica Selezionare il tipo di trigger basato sul tempo su Timer settimanale .
Scorri verso il basso e fai clic su Salva e lo script verrà eseguito ogni settimana e creerà un nuovo rapporto settimanale.
3. Crea un documento da un foglio di Google
Ci sono momenti in cui è necessario trasferire informazioni da un foglio di calcolo in un documento, ad esempio per lo sviluppo di report o la registrazione di informazioni.
Se ti ritrovi a farlo di frequente, puoi risparmiare tempo integrando Fogli Google con Google Documenti. Per questo script, utilizzerai l'editor di script di Google all'interno di Fogli Google, poiché è da lì che verranno i dati.
Innanzitutto, creerai il documento di vendita del modello come hai fatto nella prima sezione di questo articolo, incorporando le variabili circondate dal simbolo ## .
I dati per questi rapporti verranno dal tuo foglio di lavoro Fogli Google, che potrebbe assomigliare a questo esempio.
Per creare il tuo script, all'interno di Fogli Google, fai clic sulla voce di menu Strumenti, quindi fai clic su Editor di script .
Incolla il seguente script nella finestra dello script dell'editor.
function myFunction() { var date = new Date(); // Opens SS by its ID var ss = SpreadsheetApp.openById(""); var sheet = ss.getSheetByName('Sam'); // or whatever is the name of the sheet //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName('Sam ' + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); var range = sheet.getRange("A2:B4"); body.replaceText('##name##', 'Sam'); for (var i=1; i<4; i++) { cell = range.getCell(i, 1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i, 2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales); } } Sostituisci l'ID documento nello script sopra con l'ID documento del documento modello. Sostituisci anche l'ID foglio Google con l'ID del tuo foglio dati Google.
Nella finestra dell'editor di Google Script, fai clic sull'icona del disco per salvare lo script.
Fare clic sull'icona Esegui per verificare che funzioni.
Ricorda, quando esegui lo script per la prima volta, dovrai approvare le autorizzazioni in modo che possa accedere al tuo account Google.
Quando esegui lo script, verrà creato un nuovo documento nella cartella principale di Google Drive con tutti i dati di vendita dal foglio di calcolo.
È anche possibile scorrere le schede del foglio e creare un nuovo documento di output delle vendite per ogni addetto alle vendite del proprio team.
Perché non giocare con lo script sopra e vedere se riesci a farlo?
Utilizzo di Google Scripts e Google Docs
Google Documenti sembra un semplice elaboratore di testi, ma come puoi vedere quando integri Google Analytics, moltiplica le funzionalità di questa app cloud.
I modelli in Google Documenti sono una parte fondamentale di ciò che fa funzionare tutto questo. Saresti sorpreso di quanto utilizzi i modelli in Google Documenti 24 Modelli di Google Documenti che ti semplificheranno la vita 24 Modelli di Google Documenti che ti semplificheranno la vita Questi modelli di Google Documenti che ti fanno risparmiare tempo ti aiuteranno a finire i tuoi documenti invece di lottare per Mettili insieme. Altre informazioni possono rendere tutto ciò che fai molto più efficiente. Provali e, mentre ci sei, aggiungi anche le tue automazioni creative di Google Script.
Scopri di più su: Google Documenti, Google Script, Fogli Google.
