Come inviare automaticamente fatture mensili da Fogli Google
Annuncio pubblicitario
Se lavori da casa o gestisci un'attività in proprio, non è sempre facile ricordare di inviare le fatture in tempo.
In questo articolo vedrai come scrivere uno script di Google (MOLTO semplice, non ti preoccupare).
Ti mostreremo anche come fare lo stesso con una macro. Una macro può impacchettare bene la tua fattura e inviarla via e-mail a qualsiasi indirizzo e-mail (o indirizzi) che ti piace.
Passaggio 1: preparare la fattura mensile
Se al momento non tieni traccia delle tue fatture utilizzando Fogli Google, dovresti davvero farlo. Anche se non hai mai programmato nulla in vita tua I 10 migliori progetti per principianti per i nuovi programmatori I 10 migliori progetti per principianti per i nuovi programmatori Vuoi imparare la programmazione ma non sai da dove cominciare? Questi progetti e tutorial di programmazione per principianti ti daranno il via. Leggi di più .
Fogli Google è archiviato sul cloud, dove hai anche il potere degli script di Google 3 modi sicuri per aumentare la tua produttività con gli script di Google 3 modi sicuri per aumentare la tua produttività con gli script di Google È possibile fare tutti i tipi di automazioni davvero interessanti con gli script di Google e non è nemmeno necessario crearli da zero. Aumenta la tua produttività in grande stile. Maggiori informazioni a portata di mano. Per questo motivo, Fogli Google è molto più "abilitato a Internet" di Excel.
Non importa in che modo formattare la fattura affinché questa soluzione funzioni. Prendiamo alcune cose che dovresti organizzare prima di affrontare il tuo script di Google.
Questo non è complicato. Tutto quello che devi fare è assicurarti che il foglio del tuo mese corrente abbia sempre lo stesso nome. Nel mio caso, lo chiamo "Fattura".
Il 1 ° del mese, la fattura viene inviata automaticamente. Poi qualche tempo dopo, durante la prima settimana, l'ho semplicemente rinominato in quel mese e quell'anno.
Quindi ricreare il foglio "Fattura" e ricominciare a registrare per il mese corrente.
Passaggio 2: crea lo script di Google
Per accedere all'editor di Google Script da Fogli Google, fai clic su Strumenti nel menu. Quindi fare clic su Editor di script .
È intelligente rinominare il nome del progetto in qualcosa che ricorderai in seguito se dovessi mai tornare indietro tra i tuoi script e modificarlo.
Successivamente, incolla il seguente script.
function myFunction() { var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var filename = "Current Month " + ss.getName(); var SendBook = ss.copy(filename); var ToUser = " " MailApp.sendEmail({ to: ToUser, subject: 'Here is my invoice for last month!', body: 'Hi! I have attached my invoice for this month. Thanks for the work, really appreciate it! -Ryan', attachments: [SendBook.getBlob().setName(filename)] }); } Abbiamo coperto la funzione sendEmail Come inviare e-mail in un foglio di Google con gli script di Google Come inviare e-mail in un foglio di Google con gli script di Google Scopri come utilizzare gli script di Google per automatizzare gli strumenti di produttività di Google come fogli e documenti e risparmiare ore di tempo . Maggiori informazioni in passato se sei interessato a come funziona.
Modifica le parti giuste di quello script in modo che vada all'indirizzo email corretto. Assicurati che utilizzi anche il nome corretto della persona a cui lo stai inviando nel corpo.
Per verificare che lo script funzioni, compila il testo "ToUser" con il tuo indirizzo email.
Fare clic sull'icona Salva disco nel menu per salvare lo script. Quindi fai clic sull'icona Riproduci (sembra una freccia a destra).
Ti chiederà di confermare l'autorizzazione per lo script di accedere ai tuoi altri dati di Google (come Gmail e Fogli).
Potresti ricevere un avviso che lo script non è sicuro. Questo è solo perché stai scrivendo uno script personalizzato che Google non ha rivisto o autorizzato per un uso più ampio.
Puoi ignorare questo avviso poiché hai creato lo script e sai che è sicuro.
Se funziona correttamente, dovresti aver ricevuto un'email simile a questa:
Come puoi vedere, il foglio di calcolo viene allegato all'e-mail come PDF. Questo rende davvero facile per il destinatario aprirlo e visualizzarlo anche se non utilizza Fogli Google.
Ora dobbiamo automatizzare questo in modo che funzioni il 1 ° di ogni mese.
Passaggio 3: automatizza lo script delle fatture
Per automatizzare il tuo script, devi creare quello che viene chiamato un "trigger".
Torna al tuo script di Google, fai clic su Modifica nel menu e seleziona i trigger del progetto corrente .
Poiché non hai ancora creato trigger per questo progetto, questo sarà vuoto.
Vedrai un link blu che dice "Nessun trigger impostato". Fai clic su di esso.
Scegli Eventi temporizzati, imposta il timer su Timer mese e lascia il numero su 1.
Una volta che fai clic su Salva, Google Scripts invierà il formato PDF della tua fattura, via email, il 1 di ogni mese.
Questo è tutto quello che c'è da fare!
L'importante è solo assicurarsi di mantenere la fattura ben aggiornata durante il mese. Assicurati che sia finito e pronto per iniziare il primo giorno del mese successivo.
Passaggio 4: creare una macro
Esiste un altro approccio non di programmazione che puoi adottare per ottenere lo stesso risultato dello script precedente: Fogli Google ora include una funzione macro Come automatizzare le attività ripetitive in Fogli Google con le macro Come automatizzare le attività ripetitive in Fogli Google con le macro Le macro sono finalmente disponibile per gli utenti di Fogli Google. Non è necessario alcun know-how di codifica per automatizzare attività ripetitive in documenti e fogli di calcolo. Leggi di più . Le macro consentono di registrare una serie di azioni per eseguire un'attività. In questo caso, devi prima creare la macro e quindi attivarla nello stesso modo in cui hai attivato Google Script.
Innanzitutto, nel foglio delle fatture, vai su Strumenti> Macro e seleziona Registra macro .
Successivamente, segui i normali passaggi per inviare a qualcuno il foglio come allegato PDF.
Vai a File e fai clic su Email come allegato .
Quindi, compila tutti i campi del modulo in modo che l'oggetto e il corpo appaiano naturali.
Quindi fai clic su Invia .
Nel pop-up "Registrazione nuova macro", fai clic su Salva . Questo termina il processo di registrazione delle macro. Assegna alla macro un nome che ricorderete e fai di nuovo clic su Salva .
Dovresti aver visto l'email di prova arrivare con il PDF allegato.
Passaggio 5: automatizzare la macro
Ora è il momento di automatizzare la macro. Puoi attivare le macro proprio come hai attivato Google Scripts.
Torna all'editor Strumenti e Script . Fai clic sul codice macros.gs.
Prendi nota del nome della funzione macro. Nell'esempio sopra, il nome della funzione macro è myFunction1 .
Ora vai in Modifica e si innesca il progetto corrente .
Questa volta, nella casella a discesa delle funzioni, vedrai la funzione macro nell'elenco. Selezionalo
Quindi, imposta il resto del trigger come hai fatto sopra per il trigger di Google Script.
Imposta Eventi su Time-driven . Scegli il timer mensile . Lascia il numero su 1.
Ora la tua macro registrata verrà eseguita ogni mese.
Invierà il foglio di fattura in formato PDF a qualsiasi indirizzo e-mail definito durante la registrazione della macro.
I fogli di Google automatizzati possono farti risparmiare tempo
La funzione di trigger in Fogli Google è davvero il potere dietro questa automazione. Ti consente di automatizzare tutte quelle attività banali che fai di frequente, in modo da poterti concentrare su cose più importanti.
Se hai appena iniziato a utilizzare gli script di Google e desideri saperne di più, abbiamo trattato altri esempi di utili script di Google 4 script di Google che rendono i fogli di Google molto più potenti 4 script di Google che rendono i fogli di Google molto più potenti Fogli Google è eccezionale, ma può essere ancora più potente se usi gli script di Google per migliorare le sue capacità. Leggi di più puoi provare subito.
Ulteriori informazioni su: Fogli Google, Fattura, Scripting, Automazione attività.
